Laatst bewerkt: 30 dec 2025

PhotoRobot Technische en Organisatorische Maatregelen (TOMs)

Dit document definieert de technische en organisatorische maatregelen (TOM's) van PhotoRobot overeenkomstig Artikel 32 van de AVG: Versie 1.0 – PhotoRobot Edition, uni-Robot Ltd., Tsjechië. Het document is voor het laatst bijgewerkt op 31 december 2025 en ondersteunt naleving van de contractuele verplichtingen van PhotoRobot onder de DPA en SLA.

‍

1. Inleiding - PhotoRobot TOMs

Dit document beschrijft de technische en organisatorische maatregelen (TOM's) die door uni-Robot Ltd. (PhotoRobot) zijn ingevoerd om een passend beveiligingsniveau te waarborgen voor de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met artikel 32 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze maatregelen zijn van toepassing op de werking van PhotoRobot-diensten, waaronder maar niet beperkt tot:

PhotoRobot Controls Cloud
PhotoRobot Cloud 2.0
PhotoRobot regelt lokaal (wanneer verbonden met clouddiensten)
API's en gerelateerde online diensten
Ondersteunende infrastructuur en interne systemen

Dit document dient als de gezaghebbende beschrijving van de TOM's van PhotoRobot en kan worden verwezen in Data Processing Agreements (DPA's), audits en beveiligingsbeoordelingen van ondernemingen.

‍

2. Reikwijdte en toepasbaarheid

De hier beschreven TOMs zijn van toepassing op:

Persoonlijke gegevens die namens klanten worden verwerkt als onderdeel van PhotoRobot-diensten
Interne operationele data die nodig is om de diensten te leveren, onderhouden en beveiligen

De maatregelen zijn ontworpen met het oog op:

De stand van zaken
Implementatiekosten
de aard, reikwijdte, context en doeleinden van verwerking
De risico's voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen

‍

3. Organisatorische beveiligingsmaatregelen

3.1. Informatiebeveiligingsbestuur

PhotoRobot onderhoudt interne beleidsregels en procedures voor informatiebeveiliging, gegevensbescherming en acceptabel gebruik van systemen.

Verantwoordelijkheden voor beveiliging en gegevensbescherming zijn duidelijk gedefinieerd binnen de organisatie, inclusief aangewezen contactpersonen voor privacy- en juridische zaken.

‍

3.2. Vertrouwelijkheid en bewustwording van werknemers

Werknemers en aannemers zijn gebonden aan vertrouwelijkheidsverplichtingen
Toegang tot systemen wordt verleend op basis van need-to-know
Bewustzijn over beveiliging en gegevensbescherming wordt gepromoot als onderdeel van onboarding en lopende operaties

‍

4. Toegangscontrole en autorisatie

4.1. Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC)

Toegang tot systemen en klantgegevens wordt gecontroleerd met behulp van rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) principes.

Gebruikers krijgen de minimale rechten die nodig zijn om hun taken uit te voeren
Administratieve toegang is beperkt tot geautoriseerd personeel

‍

4.2. Authenticatie

Sterke authenticatiemechanismen worden gebruikt voor interne en externe systemen
Wachtwoordbeleid en toegangsgegevens worden veilig beheerd
Toegangsgegevens mogen niet worden gedeeld

‍

5. Infrastructuur- en netwerkbeveiliging

5.1. Hosting en cloudinfrastructuur

PhotoRobot-diensten worden gehost op professionele cloudinfrastructuuraanbieders (bijv. Google Cloud Platform), die industriestandaard fysieke en milieubeveiligingsmaatregelen implementeren.

‍

5.2. Netwerkbescherming

Netwerkverkeer wordt beschermd met firewalls en toegangscontroles
Publieksgerichte diensten zijn geïsoleerd van interne systemen
Infrastructuurcomponenten worden gemonitord op beschikbaarheid en beveiligingsgebeurtenissen

‍

6. Versleuteling en gegevensbescherming

6.1. Data in transit

Data die tussen clients en PhotoRobot-diensten wordt verzonden, wordt versleuteld met TLS/HTTPS
Veilige communicatiekanalen worden gehandhaafd voor API's en cloudinterfaces

‍

6.2. Gegevens in rust

Gegevens opgeslagen binnen de cloudinfrastructuur worden beschermd met encryptiemechanismen die door de hostingprovider worden aangeboden
Toegang tot opgeslagen gegevens is beperkt tot geautoriseerde systemen en personeel

‍

7. Loggen, Monitoring en Incidentdetectie

7.1. Houtkap

Systeemlogs worden gegenereerd voor operationele en beveiligingsrelevante gebeurtenissen
Logs worden gebruikt voor probleemoplossing, monitoring en incidentanalyse

‍

7.2. Monitoring

Diensten worden gemonitord op beschikbaarheid, prestaties en afwijkingen
Waarschuwingen worden geactiveerd bij abnormaal gedrag of dienstonderbreking

‍

8. Incidentrespons en inbreukbeheer

PhotoRobot onderhoudt procedures voor het afhandelen van beveiligingsincidenten, waaronder datalekken.

Deze procedures omvatten:

Identificatie en beoordeling van incidenten
Mitigatie- en beheersmaatregelen
Interne escalatie
Communicatie met klanten waar nodig
Naleving van de verplichtingen inzake melding van overtredingen door de AVG (artikelen 33 en 34 van de AVG)

‍

9. Backup, beschikbaarheid en bedrijfscontinuïteit

9.1. Back-ups

Data-back-ups worden uitgevoerd als onderdeel van standaard cloudoperaties
Back-ups worden gebruikt voor rampenherstel en servicecontinuïteitsdoeleinden

‍

9.2. Beschikbaarheid

Er worden redelijke inspanningen geleverd om een hoge beschikbaarheid van diensten te behouden
Geplande onderhoudsactiviteiten kunnen tijdelijke dienstonderbrekingen veroorzaken

Details over beschikbaarheid, doelstellingen en responstijden worden afzonderlijk beschreven in de toepasselijke Service Level Agreements (SLA's).

‍

10. Veilige ontwikkeling en verandermanagement

10.1. Veilige Ontwikkelingspraktijken

PhotoRobot volgt gestructureerde ontwikkelings- en implementatieprocessen, waaronder:

Scheiding van ontwikkel-, test- en productieomgevingen waar passend
Gecontroleerde inzetprocedures
Versiebeheer en wijzigingstracking

‍

10.2. Updates en patches

Softwarecomponenten worden bijgewerkt om beveiligingslekken aan te pakken
Kritieke updates worden geprioriteerd op basis van risicobeoordeling

‍

11. Subverwerkers en Derden

PhotoRobot kan subprocessors inschakelen om de dienstlevering te ondersteunen (bijv. hosting, e-mailservices).

Subverwerkers worden geselecteerd op basis van hun beveiligings- en gegevensbeschermingspraktijken
Een actuele lijst van subprocessors wordt apart bijgehouden en openbaar beschikbaar gesteld

‍

12. Fysieke beveiliging

Fysieke toegang tot servers en datacenters wordt beheerd door de cloudinfrastructuurprovider en omvat:

Toegangscontroles
Toezicht en monitoring
Milieubescherming

PhotoRobot exploiteert geen eigen datacenters.

‍

13. Gegevensminimalisatie en -behoud

Alleen gegevens die nodig zijn voor dienstverlening worden verwerkt
Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dat vereist is voor contractuele, juridische of operationele doeleinden
Verwijderings- en bewaartermijnen voor gegevens zijn vastgelegd in relevante beleidsregels en overeenkomsten

‍

14. Beoordeling en Updates

Deze technische en organisatorische maatregelen worden periodiek herzien en indien nodig bijgewerkt om het volgende te weerspiegelen:

Technologische veranderingen
Wijzigingen in de diensten
Veranderende beveiligings- en regelgevingsvereisten

Materiële wijzigingen kunnen indien nodig aan klanten worden meegedeeld.

‍

15. Contactgegevens

Voor vragen over deze technische en organisatorische maatregelen:

uni-Robot Ltd.

Vodičkova 710/31

110 00 Praag 1

Tsjechische Republiek

E-mail: legal@photorobot.com

‍

Slotnoot

Deze TOM's beschrijven de huidige technische en organisatorische maatregelen van PhotoRobot en zijn bedoeld om transparantie en zekerheid te bieden aan klanten. Ze vormen geen garantie op ononderbroken dienst of absolute veiligheid, maar weerspiegelen een risicogedreven en proportionele benadering van gegevensbescherming en informatiebeveiliging.